Ugovor o obradi osobnih podataka

Arhivska verzija 1.1. Vrijedi do 25. listopada 2026. Od 26. listopada 2026. vrijedi verzija 1.3.

Prema članku 28. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR). Verzija 1.1, vrijedi od 5. listopada 2026.

1. Ugovorne strane

Voditelj obrade je korisnik Prijavka: fizička ili pravna osoba koja pruža uslugu smještaja i otvori Prijavko račun (u daljnjem tekstu: Korisnik).

Izvršitelj obrade je Ivan Vodopivec, Split, Hrvatska, koji vodi uslugu Prijavko, kontakt: kontakt@prijavko.com (u daljnjem tekstu: Prijavko).

Ugovor se sklapa elektronički: otvaranjem ili korištenjem Prijavko računa Korisnik prihvaća ovaj ugovor kao sastavni dio Uvjeta korištenja. Korisnik ga može u svakom trenutku preuzeti i ispisati s ove stranice.

2. Predmet i svrha obrade

Prijavko za Korisnika obrađuje osobne podatke isključivo radi:

• očitavanja podataka s fotografije putovnice ili osobne iskaznice gosta,
• prijave gostiju u sustav eVisitor u ime Korisnika, kako to propisuju hrvatski propisi o prijavi boravka turista,
• automatske odjave gostiju iz sustava eVisitor na dan odlaska, ako je Korisnik ne isključi,
• automatskog slanja prijava gostiju u eVisitor na dan dolaska, isključivo ako ga Korisnik sam uključi za pojedini objekt i samo za podatke koji su prošli sve automatske provjere,
• funkcija koje Korisnik sam uključi ili koristi: link za samostalnu prijavu gosta, stranica dobrodošlice, podsjetnik na rok prijave, prepoznavanje stalnih gostiju, izvještaj noćenja, dnevnik prijava.

Prijavko podatke gostiju ne koristi ni u koje druge svrhe, ne prodaje ih, ne koristi ih za oglašavanje ni za treniranje umjetne inteligencije.

3. Vrste podataka i ispitanika

4. Trajanje obrade i rokovi čuvanja

• Fotografija isprave: Prijavko je ne pohranjuje; koristi se samo dok traje očitavanje. Podizvršitelj Anthropic prema svojim uvjetima ulazne podatke ne koristi za treniranje modela i u pravilu ih briše u roku od 30 dana.
• Sigurnosne kopije baze: čuvaju se 14 dana, nakon čega se brišu.
• Podaci iz linka za gosta: čuvaju se dok ih Korisnik ne preuzme, a neiskorišteni se automatski brišu najkasnije dva dana nakon datuma odlaska.
• Dnevnik prijava: automatski se briše nakon 365 dana.
• Zapisi aktivnosti: automatski se brišu nakon 365 dana.
• Podaci za automatsku odjavu (ime gosta, objekt, datumi boravka, ID prijave u eVisitoru): brišu se 365 dana nakon odlaska.
• Prepoznavanje stalnih gostiju (ako je uključeno): čuva se samo jednosmjerni šifrirani otisak broja isprave i imena s datumom rođenja, iz kojeg se podaci ne mogu vratiti, uz objekt i datum dolaska. Briše se nakon 3 godine, a isključivanjem funkcije odmah.
• Prestanak korištenja: kad Korisnik obriše račun, svi njegovi podaci i podaci njegovih gostiju odmah se brišu iz baze. Sigurnosne kopije koje ih još sadrže prepisuju se u roku od najviše 30 dana. Iznimka je evidencija uplata Korisnika (datum, iznos, paket, email za račun), koja nije obrada podataka gostiju i čuva se koliko to zahtijevaju računovodstveni propisi, kako je opisano u Politici privatnosti.

5. Obveze Prijavka

1. Obrađivati podatke samo prema dokumentiranim uputama Korisnika. Uputama se smatraju radnje Korisnika u aplikaciji i ovaj ugovor.
2. Osigurati da se osobe koje imaju pristup podacima obvežu na povjerljivost.
3. Provoditi tehničke i organizacijske mjere iz Dodatka 1.
4. Pomagati Korisniku u ispunjavanju prava ispitanika (uvid, ispravak, brisanje). Korisnik pojedinačne zapise može i sam obrisati u aplikaciji.
5. Obavijestiti Korisnika o povredi osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 48 sati od saznanja, s podacima potrebnima da Korisnik ispuni svoje obveze prema AZOP-u.
6. Nakon prestanka ugovora obrisati sve osobne podatke Korisnika, osim ako propis zahtijeva njihovo čuvanje.
7. Korisniku na zahtjev staviti na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti s ovim ugovorom.

6. Podizvršitelji obrade

Korisnik daje opće ovlaštenje za angažiranje sljedećih podizvršitelja. O svakoj promjeni popisa Prijavko obavještava Korisnike najmanje 14 dana unaprijed, a Korisnik može prigovoriti ili otkazati korištenje.

Prijenos podataka u SAD odvija se na temelju standardnih ugovornih klauzula Europske komisije ili okvira za privatnost podataka EU-SAD, ovisno o podizvršitelju. Podizvršitelji dobivaju samo podatke nužne za svoju zadaću.

7. Obveze Korisnika

• Korisnik je odgovoran za zakonitost obrade podataka svojih gostiju i za informiranje gostiju o obradi.
• Korisnik čuva svoje pristupne podatke i odgovara za članove tima kojima otvori pristup.
• Korisnik bez odgode javlja Prijavku sumnju na neovlašteni pristup svom računu.

8. Trajanje i prestanak

Ugovor vrijedi dok Korisnik ima Prijavko račun. Prestaje brisanjem računa, nakon čega se primjenjuje točka 4. Odredbe o povjerljivosti vrijede i nakon prestanka.

Dodatak 1: Tehničke i organizacijske mjere

• Sav promet šifriran je (HTTPS, HSTS); server prihvaća samo web promet i SSH, uz firewall.
• Pristup serveru moguć je isključivo SSH ključem; prijava lozinkom je isključena, a ponovljeni neuspjeli pokušaji automatski se blokiraju.
• eVisitor lozinke Korisnika pohranjuju se šifrirano; lozinke Prijavko računa pohranjuju se kao jednosmjerni hash (PBKDF2-SHA256, 600.000 iteracija).
• Podaci svakog Korisnika logički su odvojeni; uloge (vlasnik, voditelj, recepcioner) ograničavaju što koji član tima smije vidjeti i raditi.
• Prijave u račun koriste sigurne kolačiće; reset lozinke ide jednokratnim linkom koji vrijedi 30 minuta i odjavljuje sve postojeće prijave.
• Zapisnik aktivnosti bilježi prijave, izmjene i brisanja.
• Prijavko ne pohranjuje fotografije isprava; dnevnici i zapisi automatski se brišu prema rokovima iz točke 4.
• Baza podataka sigurnosno se kopira svake noći; sustav se automatski ažurira sigurnosnim zakrpama.
• Greške i neuobičajeni događaji na serveru odmah se javljaju odgovornoj osobi.